Headhunter Kosten — Was kostet ein Executive Search?

Kostenmodelle im Überblick

Executive Search wird in Deutschland über zwei grundlegend verschiedene Modelle abgerechnet: Retained Search und Contingency Search. Die Wahl des Modells hängt von der Senioriät der Position, der Dringlichkeit und dem Budget ab. Für CTO- und VP-Engineering-Positionen dominiert Retained Search — und das aus gutem Grund.

Retained Search bedeutet, dass das Unternehmen die Executive-Search-Firma exklusiv beauftragt und ein Honorar in drei Raten zahlt: ein Drittel bei Mandatserteilung, ein Drittel bei Präsentation der Shortlist und ein Drittel bei Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Das Honorar beträgt typischerweise 25% bis 35% des Bruttojahresgehalts des platzierten Kandidaten. Die Firma stellt dedizierte Partner und Researcher ab, die sich ausschließlich dem Mandat widmen.

Contingency Search funktioniert auf Erfolgsbasis: Der Recruiter erhält sein Honorar nur bei erfolgreicher Vermittlung, typischerweise 20% bis 25% des Jahresgehalts. Dieses Modell ist günstiger, aber weniger intensiv. Contingency-Recruiter arbeiten an mehreren Mandaten gleichzeitig und priorisieren Geschwindigkeit über Passgenauigkeit. Für Senior-Engineering-Positionen unterhalb der C-Suite kann Contingency sinnvoll sein. Für CTO-Besetzungen ist es meist nicht die richtige Wahl.

Was beeinflusst die Kosten?

Mehrere Faktoren bestimmen, was Sie für eine Executive Search tatsächlich bezahlen:

Senioriät der Position. Je höher die Position, desto höher das Gehalt und damit die absolute Höhe des Honorars. Eine CTO-Suche bei einem DAX-Konzern mit einem Zielgehalt von €250.000 kostet €62.500 bis €87.500 — rund doppelt so viel wie die Suche nach einem Head of Engineering bei einem Mittelständler.

Geografie. München und Frankfurt liegen 10–15% über dem nationalen Median bei CTO-Gehältern, was die Suchkosten entsprechend erhöht. Internationale Mandate — etwa die Suche nach einem CTO, der zwischen Berlin und London pendelt — kosten zusätzlich durch Reise- und Koordinationsaufwand.

Marktknappheit. In Nischensegmenten wie KI-Führungskräfte, Automotive-Software oder HealthTech ist der Kandidatenpool kleiner und die Suche aufwendiger. Einige Firmen berechnen für besonders schwierige Mandate einen Aufschlag oder ein Mindesthonorar.

Firmentier. Die Big 5 (Spencer Stuart, Russell Reynolds, Korn Ferry, Heidrick & Struggles, Egon Zehnder) berechnen am oberen Ende der Skala — 30% bis 35% plus Nebenkosten. Spezialisierte Tech-Firmen und Boutiquen liegen typischerweise bei 25% bis 30%. Die Qualität der Suche korreliert nicht zwingend mit dem Preis: Ein Boutique-Berater mit tiefem Netzwerk in Ihrem Segment kann bessere Ergebnisse liefern als eine Big-5-Firma ohne Branchenexpertise.

Headhunter beauftragen — Der Prozess

Wenn Sie eine Executive-Search-Firma für eine CTO- oder VP-Engineering-Suche beauftragen möchten, läuft der Prozess typischerweise in vier Schritten ab:

Schritt 1: Ausschreibung und Shortlist der Firmen. Sprechen Sie mit 2 bis 3 Executive-Search-Firmen. Fragen Sie gezielt nach Technologie-Mandaten in Ihrer Branche und bitten Sie um 3 bis 5 Referenzbesetzungen. Achten Sie darauf, ob der vorgeschlagene Partner die Suche selbst leitet oder an Junior-Berater delegiert.

Schritt 2: Erstgespräch und Briefing. Im ersten Gespräch präsentiert die Firma ihr Verständnis der Rolle und des Marktes. Ein guter Berater stellt mehr Fragen als er beantwortet: Welche technischen Entscheidungen muss der CTO in den ersten 90 Tagen treffen? Wie sieht die Engineering-Kultur aus? Welche Kandidatenprofile haben in der Vergangenheit nicht funktioniert?

Schritt 3: Mandatsvereinbarung. Der Vertrag regelt Honorarhöhe, Zahlungszeitpunkte, Exklusivität, Garantiebedingungen und Off-Limits-Klauseln (welche Unternehmen dürfen nicht abgeworben werden). Verhandeln Sie die Garantiefrist — 12 Monate sollten Standard sein.

Schritt 4: Laufende Suche. Erwarten Sie wöchentliche Status-Updates und eine erste Shortlist nach 4 bis 6 Wochen. Gute Firmen liefern Kandidatenprofile mit einer konkreten Einschätzung zu technischer Substanz und kulturellem Fit — keine reinen Lebenslaufzusammenfassungen.

Lohnt sich ein Headhunter?

Die ehrliche Antwort: Für CTO- und VP-Engineering-Positionen lohnt sich ein Headhunter fast immer. Die Kosten von €45.000 bis €70.000 klingen nach viel, relativieren sich aber gegenüber einer Fehlbesetzung. Die kostet ein Unternehmen zwischen dem 3- und 5-fachen des Jahresgehalts — direkt durch Produktivitätsverlust und die Folgesuche, indirekt durch den Abgang von Schlüsselpersonen, die mit dem falschen CTO nicht arbeiten wollen.

Retained Search senkt das Fehlbesetzungsrisiko spürbar. Die 12-monatige Ersatzgarantie zwingt die Firma, in Qualität zu investieren. Das proaktive Ansprechen passiver Kandidaten — also Personen, die nicht auf Stellenanzeigen reagieren — ist der eigentliche Grund, warum Retained funktioniert. In meiner Erfahrung scheitern die meisten CTO-Besetzungen nicht an den technischen Fähigkeiten, sondern am kulturellen Fit. Ein guter Personalberater erkennt das Muster früher als ein internes Interview-Panel.

Wann kein Headhunter nötig ist: Wenn Ihr Netzwerk stark genug ist, um direkt anzusprechen. Wenn Ihr Unternehmen eine bekannte Marke ist und Kandidaten aktiv anzieht. Wenn VCs oder Board-Mitglieder direkte Introductions machen. Oder wenn die Rolle eher Senior Engineer als echte C-Suite ist — dann reicht internes Recruiting oder ein Contingency-Recruiter.

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